The new way of working?

What is the new way of working?

The New Way of Working is a concept that covers many loads. Bill Gates is seen as one of the founders of the concept. In his white paper 'The New World of Work' (2005), he outlined some of the striking changes we could expect in our working environments over the next ten years. In the meantime, these changes have been behind us for ten years and Bill Gates is proving to be right on many points.

We quote one of Gates's propositions that has meanwhile penetrated into our everyday reality:"shared workplaces will become popular". Tools to improve workflow and connect employees around the world will make  constellations such as open-plan offices the norm. Remote working will become mainstream, allowing people to better match their job with their private lives.

Another well-known and widely used definition is that of Dik Bijl, author of the book 'The New Way of Working' (2007): "The New Way of Working is a vision in which recent developments in information technology act as a driver for a better organisation and managment of knowledge work. It concerns te reneal of the physical workplace(s), the organisational structure and culture, the management style and, last but not least, the mentality of the knowledge worker and his manager.

Dik Bijl is talking about knowledge work here, but in the meantime you can certainly broaden the scope of this and include all professions in the service provision.

To put it simply, the New Way of Working amounts to a new way of working together. Technological progress provides extensive possibilities. Working hours and the working environment are organised in such a way that employees can carry out their work when they are most productive and in environments where they work most efficiently. Two aspects come to the fore here: the importance of technology and flexibilty.

Technology as a catalyst

You have to see technology in this context as broadly as possible. It ranges from well-functioning information technology, such as chatting, to the perfectly equipped workspace, of which a height-adjustable workstation can be a part. The aim of these technological applications is to make the work as easy as possible. Just think of software packages that give everyone in the company access to the necessary information whenever and wherever they want, in the office, at home or on the way to a customer.

Flexibility is key

Medewerkers die de vrijheid krijgen om te kiezen waar ze werken, zijn productiever. Op kantoor kunnen ze hun werkruimte volledig aanpassen en thuis gaan ze in het comfort van hun eigen huis aan de slag. Om de flexibiliteit nog te verhogen, kan je als bedrijf specifieke ruimtes inrichten. Denk aan een creatieve brainstorm room of een state-of-the-art vergaderzaal die uitgerust is met de juiste tools.

Impact op de kantoorinrichting

Verschillende bedrijven hebben hun werkomgevingen ondertussen ingericht volgens de filosofie van het Nieuwe Werken. Markant hierbij is dat de werkomgeving een bredere functie krijgt. Er ontstaan verschillende soorten werkruimtes zoals bijvoorbeeld concentratiewerkplekken waar een medewerker zich kan afzonderen, teamwerkplekken waar een probleem in teamverband kan aangepakt worden, een ontspanningsruimte waar werknemers even kunnen opladen om er later terug in te vliegen. Belangrijk binnen het concept van het Nieuwe Werken is dat er rekening gehouden wordt met het feit dat medewerkers elkaar in een ongedwongen sfeer kunnen ontmoeten. Een koffiehoek, een kantoortuin en andere ontspanningsruimtes kunnen die sfeer stimuleren. Op die manier wordt het kantoor een plek om elkaar te ontmoeten.

Beweeg!

Op een ander niveau binnen deze ruimtes vraagt ook de individuele werkplek de nodige aandacht. De gemiddelde kantoormedewerker zit ettelijke uren aan zijn bureau. De statistieken liegen er niet om: lage rugpijn is de vaakst voorkomende chronische aandoening en onderzoek wijst uit dat lage rugpijn heel vaak te wijten is aan te weinig beweging. Twee mensen op drie hebben er ooit last van en het is dan ook een van de belangrijkste redenen voor werkverzuim.

Het komt erop neer dat ons lichaam gemaakt is om te bewegen. Om goed te zijn, zou je elk halfuur eens moeten rechtstaan en wat rondlopen. Al je dat in het achterhoofd houdt, dan ligt de keuze voor dynamische kantoren met zit sta meubilair voor de hand. Een zit sta meubel is de perfecte tool om een ergonomische werkhouding aan te houden. Het is ideaal voor elke kantoormedewerker, maar kan ook in de vergaderzaal tot zijn recht komen. Het is trouwens bewezen dat staand vergaderen de focus vergroot en dus sneller resultaat oplevert. 

Bovendien garandeert een comfortabele werkhouding meer werkplezier en dat resulteert dan weer in meer efficiëntie en een hogere productiviteit. Alleen maar argumenten pro zit sta kantoormeubelen dus.

Het Nieuwe Werken in de praktijk?

Waar een werkplek vroeger ingericht werd met oog op de functie wordt een hedendaags kantoor ingericht met de focus op de activiteit. De muren in kantoren worden gesloopt om er open office landschappen van te maken. In die zogenaamde landschapsbureaus worden meubels geplaatst om te werken of te overleggen. Denk maar aan zit sta meubelen en ontmoetingsruimtes zoals de koffiehoek. Desktops moeten wijken voor laptops en tablets.

Ook de overheid spring op de kar. De Vlaamse Overheid startte 15 jaar geleden met het invoeren van de principes van het Nieuwe Werken vanuit een zoektocht naar besparen op dure kantoorruimte. Ondertussen is dit proces nog steeds aan de gang. Het begon met de vraag hoe ambtenaren optimaal kunnen functioneren in de digitale netwerkmaatschappij waar kennis delen en beheren cruciaal is. Principes zoals diversiteit van werkplekken, afstemmen van de inrichting van de werkplek op de activiteit die er plaatsvindt, geen vaste werkplekken toekennen aan individuele medewerkers, thuiswerken en werken vanuit satellietkantoren hebben als doel meer werkcomfort te creëren op minder oppervlakte, wat zich uiteraard onmiddellijk vertaalt in een kostenbesparing.

De medewerkers komen twee tot vier keer per week naar Brussel om elkaar te ontmoeten, te overleggen en te vergaderen. Het denkwerk en praktische werk kan ook op een andere plek. Dat kiezen ze zelf. De kantoren zijn ingericht zoals een open office. De medewerker plugt in waar hij wil en vaste werkplekken zijn er bijna niet meer. Voor geconcentreerd werk hebben ze afgesloten ruimtes - zogenaamde 'cockpits' - en vergaderen gebeurt in een aangepast kader: op barkrukken, in lounge zetels of in een hightech vergaderzaal, telkens in functie van het overleg.

Een mindset met blik op de toekomst

Het Nieuwe Werken vraagt een gedragsverandering van zowel de werknemer als de werkgever. De werkgever of leidinggevende moet vertrouwen geven aan de medewerker, want die is minder vaak aanwezig op zijn werkplek en bijgevolg is het minder makkelijk om toezicht te houden. De manager zal moeten sturen op resultaten en minder op aanwezigheid. De werknemer zal moeten wennen aan het feit dat hij geen vaste werkplek en geen vaste werktijden meer heeft. Zijn collega's zal hij moeten opzoeken in functie van de actuele taak en de plek waar iedereen elkaar ontmoet zal ook afhankelijk zijn van de aard van het werk op dat moment. Van het Nieuwe Werken een succes maken, vraagt zeker een inspanning, maar je krijgt er zoveel voor terug!